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住民票の取り方で家族の場合ってどうするの?

生活
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就職やパスポート申請などで必要になる「住民票」。

修学旅行で海外に渡航するところも多く、実際我が家でもパスポート申請で子どもの住民票が必要になりましたが、分かっているつもりでも、どんな流れだったのか不安が出てきて…(汗)。

役場で質問しながら手続きをするのが安心ですが、知っておくと安心感が違いますので、今回は家族の住民票の取り方について紹介します。

住民票の写しについて

「住民票」と言えば、基本的に「住民票の写し」のことを指します。原本の取得が出来なくて、原本を写す(コピー)として取得します。

「住民票の写し」では、

  • 世帯全員分
  • 世帯一部(一人または数人)
  • この二つのどちらかを選択して取得することになり、どちらも一人ひとりの情報を確認することができるようになっています。

    住民票に記載されている内容

  • 氏名
  • 生年月日
  • 性別
  • 住所
  • 住定年月日(その住所に住み始めた日)
  • 住定届出年月日(自治体に転入届けを提出した日)
  • 住民年月日(その自治体に住み始めた日)
  • 前住所(一つ前の住所)
  • 以下の項目は取得時に申し出をしなければ記載されない内容です。

  • 世帯主の氏名
  • 世帯主との続柄
  • 本籍
  • 筆頭者
  • 個人番号(マイナンバー)
  • 住民票コード
  • 以下の項目は外国人の方に関係する項目です。

  • 国籍・地域
  • 在留に関する事項
  • 自治体によってフォーマットは異なりますが、記載内容は上記のものになります。また使用目的によって記載するか省略するかを指定するのですが、何をどうしたらいいのか判断ができないですよね(汗)。

    住民票の自動交付機を設置している市の情報が参考になりますが、市町村区役所の窓口や電話などで、どんな目的で住民票を取得するのかを説明してから、何を記載すると良いのかを確認するようにしましょう。

    家族の住民票の取り方について

    誰が取りにいくことができるの?

    家族の住民票を取得するには、世帯主の方が手続きをするのが理想です。ほとんどの場合、同じ世帯の人であれば委任状が無くても取得することができます。

    また本人や同一世帯の人であれば未成年であっても取得できますので、例えば親の住民票が必要な時に、未成年の子どもが手続きを行うこともできます。その時でも当たり前ですが本人確認書類は必要です。

    免許証やパスポートなど顔写真入りの書類が無い場合、学生証、預金通帳、健康保険証などを2種類以上提出することで受け付けてもらうことができます。各自治体によって証明としてOKなものは若干異なりますので確認したほうがいいでしょう。

    しかし、申請資格のない人が代理人として手続きを行う場合が委任状が必要です。委任状は役所又は役所のホームページからダウンロードで取得できます。

    どこで住民票が取れる?

    住民票は市区町村の役場で管理され、「住民票の写しの請求書」を役所に提出すると住民票を取得できます。提出は次の4つの方法があります。

      1.市区町村の役場
      2.市区町村の役場から郵送で取り寄せ
      3.コンビニ
      4.郵便局
    1.市区町村の役場での住民票の取り方

    一番基本的で、住民票を置いている市区町村の役場で取りに行く方法です。担当している課で「住民票の写しの請求書」に必要事項を記入して、担当窓口で役場に行く人の本人確認書類と共に提出すると住民票を取得できます。

    担当の係の方に分からないことがあってもすぐ相談でき、万が一提出先が求めているものとが異なるものを取得する可能性が低くなります。

    市区町村の役場で住民票を取得する場合に持参するもの
    ・住民票の写しの請求書
       役場でもらうか、役場のホームページからダウンロードして印刷したもの
    ・身分証明書
       窓口に行く人の写真付きの身分証明書
       運転免許証、パスポートなど
       写真付きのものが無い場合は、
       何を使うことができるのか役場で確認しておきましょう。
    ・委任状
       代理人が請求する場合に必要になります。
       委任状は役場でもらうまたは役場のホームページから
       ダウンロードしたものを印刷したものを準備します。
    2.市区町村の役場から郵送での住民票の取り方

    仕事などで役場の受付期間内に行くことができない場合や、住民票を移動していない場合などで、市区町村役場が遠方になる時には郵送で取り寄せできます。

    郵送で住民票を取得する場合に必要なもの
    ・住民票の写しの請求書
       役場でもらうか、役場のホームページからダウンロードして
       印刷したものでできますが、郵送用と分けて
       管理している役場も多いので注意しましょう。
    ・身分証明書
       写し(コピー)を同封。但し郵送の場合、
       パスポートが不可のところもありますので確認が必要です。
    ・手数料
       手数料分の定額小為替
       窓口での取得より手数料が高い可能性もあるため必ず確認しましょう。
    ・返信用封筒
       切手を貼って、郵送先の住所を記入している封筒

    以上の4つを入れて郵送します。

    ※定額小為替とは?※
    郵送でき、郵便局でお金に換金できる券(為替証書)のことを言います。そのまま現金を郵便でもゆうぱっくでも出来ません。少額を安い手数料で相手が換金できる券にして郵送することができるイメージです。

    郵便局で必要な金額分の定額小為替を購入しますが、手数料が1枚当たり100円かかるので購入時に注意が必要です。

    金額は次の10種類
    50円、100円、150円、200円、250円
    300円、350円、400円、450円、500円
    750円、1000円

    (例)
    200円分の購入の場合
    200円の小為替1枚だと…手数料100円
    100円の小為替2枚だと…手数料200円

    必要な金額の大小に関わらず1枚につき100円の手数料がかかります。

    定額小為替は郵便局のゆうちょ窓口でしか購入することができません。銀行やコンビニでは買えません。

    3.コンビニでの住民票の取り方

    コンビニでも住民票が取得できるのは、平日時間が取れない人にとって便利なサービスです。コンビニの店舗内に設置してあるマルチコピー機を使って手続きを行います。

    取り扱い時間は毎日6時30分から23時まで。
    12月29日から1月3日はシステムが停止します。

    メニューの画面で「行政サービス」のボタンがありますのでクリックして手続きを行います。

    注意点は、そもそも住民票を置いている自治体がコンビニで手続きするサービスに対応していない可能性がありますので、役場へ確認したほうがいいでしょう。

    また、コンビニで手続きを行った場合、自治体によって住民票コードやマイナンバー(個人番号)の記載ができない場合があります。これは各自治体の判断によるものなので、住民票にマイナンバーの記載が必要な場合が注意が必要です。

    コンビニで住民票を取得する場合に必要なもの
    ・マイナンバーカード
    ・住民基本台帳カード
    この二つのどちらかが必要です。

    これはコンビニ店員へ提示する必要が無く、マルチコピー機に取り付けられているカードリーダーへスキャンすれば大丈夫です。

    住民票の取り方で必要なものが、もっとも少ないのがコンビニでの手続きなので、マイナンバーカードを持っている人は覚えておくと便利ですね。

    住民基本台帳カードについては平成27年12月以降の新規発行は終了しています。

    4.郵便局での住民票の取り方
    自治体業務の一部を受託している郵便局であれば、局内に住民票を取得する申請書が備え付けられていますが、そもそも対応している郵便局が少なく、住民票を置いている市及び区の郵便局に限定されるので、必ず事前に確認するようにしましょう。

    またコンビニでの取得と同様、住民票コードやマイナンバー(個人番号)の記載ができない場合があります。さらに「代理申請」も出来ないので、自分の名前がある住民票以外は取得できないと考えたほうがいいでしょう。